粤医协会〔2017〕42号
关于做好2016年档案归档工作的通知
各部门、二级分会：
为加强档案管理，确保档案的规范性、完整性和及时性，更好地为协会发展服务，我会实行档案统一管理，现将2016年档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
各部门、二级分会在工作中形成的具有存查及利用价值的文字、图片和音像资料等资料，具体包括：
（一）文书类：
1、协会的请示与上级机关的批复、各级领导的重要批示（主件与附件材料，请示和批复一并移交）。
2、协会会员大会、理事会、常务理事会及重大活动形成决议、决定、纪要、工作报告、领导讲话稿等资料。
3、各部门的操作规程、规章制度、工作总结、工作计划、研讨文章、学习考察形成的书面材料、学术活动及经验交流材料等。
4、协会下（转）发的文件。
5、协会与外单位业务往来签订的意向书、协议书、合同等文件材料。
6、政府机关单位、业务主管部门下发的与本协会有关的文件资料、函件、会议材料等。
7、协会组织机构，会员、理事、常务理事名册及人事情况。
8、二级分会成立、换届改选、人事情况以及会议活动等材料。
9、协会办公场地图纸，固定资产清册、说明书、结构图及线路图等文件材料。
（二）声像类：反映协会的重要活动的照片、声像资料等。
二、归档时间及注意事项
（一）归档时间：请各部门根据要求认真做好档案收集工作,于2017年7月14日（星期五）前填好《档案移交清单》（一式两份）后将档案材料一并移交办公室统一归档。
（二）注意事项
1、各部门需要执行的文件要注意做好备份留底；
2、各部门要对所收集的资料进行整理、审查是否齐全准确；
3、移交资料应为原件，无原件移交复制件。复制件要保持印章和领导签字等内容清晰可见；
4、归档范围内的文件资料，各部门必须按照规定及时移交，不得遗失或自行处理。
广东省医院协会
2017年6月26日
